Prvi korak je ta, da se kot najemnik oziroma njegov pooblaščenec oglasite pri nas in izpolnite naš obrazec za prošnjo za soglasje. Ta obrazec lahko dobite tudi na naši spletni strani. Na njem izpolnite podatke o lokaciji grobnega prostora, o najemniku grobnega prostora in o izvajalcu del ter označite, katera dela se bodo izvajala. Pri tem gre lahko za odstranitev, popravilo ali postavitev spomenika, robnikov, okvirja, ograje, krovne plošče, betonske podloge, talne ali stenske obloge, žarne niše ali ureditev groba po pogrebu. Za postavitev novih nagrobnih obeležij priložite še skico ali jo narišite na hrbtni strani obrazca. Poleg vas kot najemnika se mora na obrazec podpisati tudi odgovorna oseba družbe, ki bo dela izvajala, in obrazec potrditi z žigom. Naročnik del mora ob vložitvi obrazca svojo identiteto dokazati z dokumentom s fotografijo, ki ga je izdal upravni organ, ali pa svoj podpis na obrazcu overiti pri notarju ali upravnem organu. Če boste dela izvajali sami, to pomeni, da bodo potekala v vaši režiji, zadostuje že vaš podpis, brez podpisa in žiga družbe, vendar pa morate pozneje dela tudi dejansko opraviti sami ali pa tista fizična oseba, ki ste jo kot izvajalca navedli, in ne druga fizična ali pravna oseba. Kot najemnik grobnega prostora ste lahko le vi naročnik del. Namesto vas lahko obrazec izpolni tudi vaš pooblaščenec, ki pa mora za to priložiti vaše pisno pooblastilo ter vaš in svoj dokument s fotografijo, ki ga je izdal upravni organ.

Vam ali vašemu pooblaščencu nato v roku treh dni izdamo soglasje za izvršitev kamnoseških del. Ta rok pa se podaljša, kadar na grobnem prostoru zapade sneg, saj mora biti grobni prostor kopen, da lahko ugotovimo dejansko stanje. V soglasju je poleg drugega navedeno, pod katerimi pogoji so dela dovoljena (kdo in kdaj lahko dela, kam se odlagajo odpadki itd.). Podrobno je naveden tudi pavšalni odškodninski zahtevek, ki ga morate kot naročnik plačati pri prevzemu soglasja.

Obenem izdamo tudi dovoljenje za enkratni prevoz in kamnoseška dela. Obstajata dve vrsti dovoljenj: modro dovoljenje, ki pomeni, da je vožnja po pokopališčih za dostavo materiala z osebnimi in poltovornimi vozili časovno omejena in dovoljena le v nadzornikovem spremstvu, uporablja se pri večjih in težjih tovorih, in rdeče dovoljenje, ki pomeni, da je taka vožnja prepovedana, uporablja se pri manjših tovorih. V obeh primerih pa je dovoljena vožnja s traktorji, a je časovno omejena. Dovoljenje mora podpisati tudi izvajalec del in če je ta pravna oseba, mora dodati še žig. Tudi v tem primeru se ugotavlja identiteta podpisnika obrazca. Temu dvojnemu preverjanju se kot podpisnik lahko izognete tako, da že na začetku postopka podpišete in po potrebi odtisnete žig na prazen obrazec ob vložitvi prošnje za soglasje.