Prvi korak je ta, da se najemnik oziroma njegov pooblaščenec zglasi pri nas in izpolni naš obrazec Vloga za dovoljenje, katerega lahko dobi tudi na naši spletni strani ali pa nam obrazec pošlje po elektronski pošti z varnim elektronskim podpisom, overjenim s kvalificiranim potrdilom. Na obrazcu izpolni podatke o lokaciji grobnega prostora, o najemniku grobnega prostora in o izvajalcu del ter označi, katera dela se bodo izvajala. Pri tem gre lahko za odstranitev, popravilo ali postavitev spomenika, robnikov, okvirja, ograje, krovne plošče, betonske podloge, talne ali stenske obloge ali ureditev groba po pogrebu. V primeru postavitve novih nagrobnih obeležij priloži še skico ali jo nariše na hrbtni strani obrazca. Poleg najemnika se mora na obrazec podpisati tudi odgovorna oseba družbe, ki bo dela izvajala, obrazec pa mora biti potrjen tudi z žigom. Naročnik del mora ob vložitvi obrazca svojo identiteto dokazati z dokumentom s fotografijo, ki ga je izdal upravni organ, ali pa svoj podpis na obrazcu overiti pri notarju ali upravnem organu. V kolikor bo dela izvajal naročnik sam, to pomeni, da bodo potekala v lastni režiji, zadostuje že podpis naročnika del, brez podpisa in žiga družbe, vendar pa mora kasneje dela tudi dejansko opraviti naročnik sam ali pa tista fizična oseba, ki jo je naročnik kot izvajalca navedel, in ne druga fizična ali pravna oseba. Naročnik del je vedno lahko le najemnik grobnega prostora. Namesto najemnika lahko obrazec izpolni tudi najemnikov pooblaščenec, ki pa mora v ta namen priložiti najemnikovo pisno pooblastilo ter svoj dokument s fotografijo, ki ga je izdal upravni organ.

Najemniku ali njegovemu pooblaščencu nato v roku treh dni izdamo dovoljenje za izvršitev kamnoseških del in prevoz materiala z ročnimi vozički. Ta rok pa se podaljša v primeru, ko je na grobnem prostoru sneg, saj mora biti le-ta kopen, da lahko ugotavljamo dejansko stanje. V dovoljenju je poleg drugega navedeno, pod katerimi pogoji so dela dovoljena (kdo in kdaj lahko dela, kam se odlagajo odpadki, itd.). Detajliran je tudi pavšalni odškodninski zahtevek, ki ga mora naročnik plačati pri prevzemu dovoljenja.

Obrazec Vloga za dovoljenje lahko natisnete, ročno izpolnite in ga prinesete osebno ali preko pooblaščenca na naslov podjetja Žale d. o. o., Med hmeljniki 2, Ljubljana ali pa ga shranite na računalnik, izpolnite elektronsko in pošljete po elektronski pošti z varnim, elektronskim podpisom, overjenim s kvalificiranim potrdilom.
 

Dovoljenja za izvršitev kamnoseških del in prevoz materiala z ročnimi vozički izdajamo na podlagi Odloka o pogrebni in pokopališki dejavnosti in na podlagi razglasitve pokopališč za varovane enote kulturne dediščine. Zaradi tega je posamezno pokopališče spomeniško varstveno zaščiteno in velja na njem poseben varstveni režim, s pomočjo katerega varujemo ambientalno in arhitektonsko celovitost pokopališča, umetniški in kulturno zgodovinski pomen posameznih grobnih prostorov ter zasebno lastnino najemnikov grobnih prostorov. Vse to nam omogoča sistem izdaje dovoljenj in nadzor izvedbe, pri katerem sodelujemo z Zavodom za varstvo kulturne dediščine Slovenije, Območno enoto Ljubljana. To pomeni, da s pomočjo dovoljenj in nadzorne službe nadzorujemo vsa kamnoseška dela, ki se izvajajo na grobnih prostorih. Nadzor se prične že pred dejanskim pričetkom del in konča po končanih delih, vsi postopki pa so v organizacijskem predpisu našega standarda kakovosti ISO 9001:2008 vnaprej določeni ter pisno in slikovno dokumentirani.

Samo dovoljenje ni brezplačno, pač pa je pri njegovi izdaji potrebno plačati pavšalni odškodninski zahtevek, ki se od dovoljenja do dovoljenja razlikuje, v njem pa je vse natančno obrazloženo, tako da so razvidne vrste del in stroški. Pri tem gre za pokrivanje stroškov izdaje dovoljenja, fizičnega nadzora pred pričetkom del, med izvajanjem del in po končanih delih, slikovnega dokumentiranja stanja pred pričetkom del in po končanih delih ter odstranitve odpadlega materiala iz velikih zabojnikov na posebno odlagališče za odpadke. Višina pavšalnega zahtevka je izračunana glede na zvrst grobnega prostora. Pri tem je zastopano načelo pravičnosti, saj tisti, ki ima majhen grobni prostor in dela majhno stvar, plača malo, tisti, ki ima velik grobni prostor in dela veliko stvar, pa plača več.

Če najemnik postavi, spremeni, popravi ali odstrani spomenik, robnike ali spremeni arhitektonsko zasnovo groba li obnovi grobnico v nasprotju z dovoljenjem ali brez njega, mora izvajalec obvestiti najemnika, da te nepravilnosti odpravi v osmih dneh oziroma si pridobi dovoljenje. Če najemnik nepravilnosti ne odpravi sam, opravi dela izvajalec na stroške najemnika. Poleg tega izvajalec kršitev prijavi Inšpektorju Mestne uprave MOL-a, ki ga kaznuje z globo 100,00€.